Wer übernimmt was.Interne Stärken nutzen, extern gezielt ergänzen.
Eine neue Website, mehr Beiträge, zusätzliche Aufgaben: Wenn im Unternehmen etwas stockt, liegt die nächste Massnahme nahe. Doch was soll sie eigentlich lösen? Wie KMU ihre Ausgangslage klären, Verantwortung sinnvoll verteilen und entscheiden können, wo interne oder externe Fachkompetenz gebraucht wird.
Team bathyro··7 Min. Lesezeit
KI-generiert
Eine neue Massnahme ist noch keine Diagnose
Stellen wir uns ein kleines Dienstleistungsunternehmen vor. Die Geschäftsleitung möchte mehr passende Kundenanfragen gewinnen. Die Administration soll deshalb regelmässig auf LinkedIn posten. Ein Projektleiter übernimmt Fachbeiträge. Gleichzeitig steht eine neue Website zur Diskussion.
Alle drei Vorhaben können sinnvoll sein. Zunächst bleibt aber eine Frage offen: Weshalb kommen zu wenige passende Anfragen?
Vielleicht ist das Angebot schwer verständlich. Vielleicht erreicht das Unternehmen die falschen Personen. Oder es gibt durchaus Interesse, doch nach dem ersten Kontakt fühlt sich niemand für den nächsten Schritt zuständig.
Je nach Ursache braucht es eine andere Antwort. Eine klarere Leistungsbeschreibung könnte am Angebot ansetzen. Gezielte Kommunikation könnte die passenden Personen erreichen. Eine vereinbarte Nachbearbeitung könnte verhindern, dass bestehende Anfragen liegen bleiben.
Bevor zusätzliche Aufgaben verteilt werden, lohnt sich deshalb eine möglichst konkrete Beschreibung des Problems. «Unser Marketing funktioniert nicht» ist dafür zu ungenau. «Interessenten fragen nach einem Angebot, erhalten aber erst nach mehrmaligem Nachfassen eine Rückmeldung» gibt einen deutlich klareren Ansatzpunkt.
Die Richtung muss vor der Aufgabenliste stehen
Angenommen, im selben Unternehmen soll die Website vor allem neue Interessenten ansprechen. Der Vertrieb erwartet davon Unterstützung bei bestehenden Kunden. Die Geschäftsleitung möchte gleichzeitig ein neues Geschäftsfeld präsentieren.
Diese Ziele müssen sich nicht ausschliessen. Es braucht aber eine Entscheidung darüber, welches zuerst bedient werden soll. Sonst kann jede beteiligte Person etwas Sinnvolles beitragen, während das gemeinsame Ergebnis unklar bleibt.
Für eine erste Orientierung helfen drei Fragen:
Welches konkrete Ergebnis soll sich verbessern?
Für welche Kunden oder Aufgaben hat es Vorrang?
Was stellen wir dafür vorerst zurück?
Die Antworten müssen kein umfangreiches Strategiepapier ergeben. Für ein abgegrenztes Vorhaben kann eine gemeinsam besprochene Seite ausreichen. Darauf stehen das Ziel, die wichtigsten Prioritäten und die Punkte, die bewusst nicht zum Auftrag gehören.
Auch die Entscheidung, eine Massnahme vorerst nicht umzusetzen, kann dazugehören. Ein zusätzlicher Kommunikationskanal ist beispielsweise wenig hilfreich, wenn noch niemand sagen kann, wen er erreichen und welche Aufgabe er erfüllen soll.
Mehrere Rollen sind möglich. Unklare Aufträge sind vermeidbar.
Eine Mitarbeiterin in der Administration kann über gute Marketingkenntnisse verfügen. Ein Projektleiter kann Fachinhalte verständlich erklären. Es wäre deshalb zu kurz gegriffen, bestimmte Aufgaben allein aufgrund einer Stellenbezeichnung intern oder extern zu vergeben.
Prüfen lässt sich stattdessen, ob die Person das nötige Wissen, ausreichend Zeit und passende Entscheidungsbefugnisse hat.
Wer zusätzlich Inhalte erstellen soll, braucht einen konkreten Auftrag. Gehören Themenplanung und Text dazu? Auch Bilder, Veröffentlichung und Rückfragen? Wer prüft fachliche Aussagen? Und welche bisherigen Aufgaben erhalten weniger Zeit, damit dieser Auftrag überhaupt Platz findet?
Eine einfache Abhängigkeitskarte schafft Klarheit
«Du machst das nebenbei» beantwortet diese Fragen nicht.
Zur Rollenklärung gehört ausserdem, zwischen Mitarbeit und Verantwortung zu unterscheiden. Mehrere Personen können Inhalte zuliefern. Trotzdem sollte klar sein, wer auf die Fertigstellung achtet, die Freigabe organisiert und bei Verzögerungen entscheidet.
Ein Organigramm kann diese Zuordnung sichtbar machen. Für den Alltag braucht es zusätzlich vereinbarte Übergaben: Was liefert eine Person, an wen und bis wann? Wo darf sie selbst entscheiden, und wann braucht es eine Rücksprache?
Interne Arbeit gehört ebenfalls in die Rechnung
Bei einer externen Fachperson liegt eine Offerte auf dem Tisch. Eine intern erledigte Aufgabe erzeugt möglicherweise keine zusätzliche Rechnung. Für die Entscheidung über den Personaleinsatz lohnt sich trotzdem ein Blick auf den gesamten Aufwand.
Zur internen Bearbeitung können Einarbeitung, Abstimmung, Korrekturen und Weiterbildung gehören. Ebenso ist zu überlegen, welche andere Arbeit währenddessen warten muss. Daraus lässt sich nicht automatisch ein Umsatzverlust berechnen. Es macht aber sichtbar, zwischen welchen Aufgaben das Unternehmen seine verfügbare Zeit verteilt.
Auch externe Unterstützung benötigt interne Kapazität. Jemand muss den Auftrag erläutern, Informationen bereitstellen, Rückfragen beantworten und Ergebnisse prüfen. Diese Zeit gehört ebenso in den Vergleich wie das Honorar.
Die passende Frage lautet deshalb: Welche Aufteilung ist für diese konkrete Aufgabe, die gewünschte Qualität und die verfügbare Kapazität nachvollziehbar?
Eine interne Lösung kann gut passen, wenn das Wissen vorhanden ist und die Aufgabe regelmässig anfällt. Eine externe Fachperson kann eine Option sein, wenn besondere Kenntnisse fehlen oder nur für ein begrenztes Vorhaben gebraucht werden. Einen pauschalen Kostenvorteil gibt es daraus nicht abzuleiten.
Hast du dich schon gefragt, ob ihr in deinem Unternehmen die Ursachen klärt oder immer wieder dieselben Probleme überdeckt?
Davide Di Giovanna
Inhaber bathyro GmbH
Fachkompetenz gezielt einsetzen
Zwischen «alles selbst machen» und «alles auslagern» liegen verschiedene Möglichkeiten.
Für das gedankliche Beispiel könnte der Projektleiter fachliche Fragen beantworten und Inhalte prüfen. Eine dafür qualifizierte interne oder externe Person übernimmt Redaktion und Aufbereitung. Die Geschäftsleitung klärt, welche Leistungen und Zielgruppen Vorrang haben.
So wäre der Beitrag des Projektleiters begrenzt und konkret. Ob diese Aufteilung tatsächlich zweckmässiger ist, müsste das Unternehmen anhand des Aufwands und der Ergebnisse beurteilen.
Bei einem anderen Vorhaben könnte eine externe Analyse genügen, während die Umsetzung vollständig im bestehenden Team bleibt. Denkbar wäre auch, eine interne Person gezielt weiterzubilden, damit sie einen wiederkehrenden Aufgabenbereich künftig selbstständig betreuen kann.
Externe Unterstützung sollte deshalb einen klaren Auftrag erhalten. Was soll sie liefern? Welche Informationen und Entscheidungen braucht sie vom Unternehmen? Und wer kann die Arbeit später weiterführen?
Die Geschäftsleitung behält dabei die Verantwortung für ihre Prioritäten. Eine Fachperson kann die Entscheidung vorbereiten und ein Vorhaben begleiten. Welche Richtung zum Unternehmen passt, muss intern entschieden werden.
Mit einem überschaubaren Bereich anfangen
Um die eigene Organisation zu hinterfragen, muss nicht sofort das ganze Unternehmen neu aufgestellt werden. Ein möglicher Einstieg ist ein konkreter Vorgang, bei dem die Beteiligten wiederholt auf Schwierigkeiten stossen.
Das könnte die Bearbeitung einer Kundenanfrage sein, die Freigabe eines Angebots oder die Erstellung eines Fachbeitrags. Gemeinsam lässt sich nachvollziehen, wo Arbeit wartet, Angaben fehlen oder dieselbe Aufgabe mehrfach bearbeitet wird.
Für eine erste Klärung eignen sich folgende Fragen:
Was genau funktioniert heute nicht wie gewünscht?
Welche Beobachtungen stützen die vermutete Ursache?
Wer trägt die Verantwortung und kann entscheiden?
Welche Kompetenz oder Kapazität fehlt tatsächlich?
Woran prüfen wir, ob eine Veränderung geholfen hat?
Daraus kann eine kleine Anpassung entstehen: eine eindeutige Zuständigkeit, eine bessere Übergabe oder ein enger gefasster Auftrag. Zeigt sich ein grundsätzlicher Widerspruch zwischen Zielen und verfügbaren Mitteln, braucht es eine weitergehende Entscheidung.
bathyro unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ausgangslage zu analysieren und daraus Prioritäten, eine passende Rollenverteilung und einen umsetzbaren Fahrplan abzuleiten. Je nach Aufgabe werden vorhandene Mitarbeitende und Partner einbezogen oder gezielt Fachpersonen ergänzt. Welche Unterstützung sinnvoll ist, ergibt sich aus der konkreten Fragestellung und den verfügbaren Ressourcen.
Auf einen Blick
Das konkrete Problem vor der Massnahme klären.
Ziele und Prioritäten ausdrücklich festlegen.
Zusätzliche Aufgaben brauchen Zeit und Befugnisse.
Interne und externe Aufwände vollständig betrachten.
Fachpersonen für einen klaren Auftrag einsetzen.
Veränderungen an ihrem tatsächlichen Ergebnis prüfen.
Quellen und weiterführende Hinweise
Dieser Beitrag wurde nach dem bathyro Intelligence Protocol erstellt. Technologiegestützte Recherche und Analyse unterstützten die Aufarbeitung. bathyro hat die verwendeten Quellen, die Einordnung und die Endfassung redaktionell geprüft.
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